Prawidłowe prowadzenie gospodarki magazynowej to w obecnych czasach podstawa każdego handlu, tego w dużych sieciach handlowych i małych sklepikach osiedlowych.
Odpowiednie gospodarowanie towarami, obiegiem dokumentów, kontrolą zakupów i sprzedaży, zapisami kasowymi to podstawowe zalety każdego oprogramowania dla handlu. Inwestycja w program magazynowy, czy jak go można inaczej nazwać program do rejestracji przychodów i rozchodów towarów i usług na pewno w niedługim czasie w większości przepadków zwróci się z nawiązką. Na rynku istnieje wiele firm oferujących programy dla handlu i tylko od nas samych zależy jego wybór. Warto się zastanowić do czego konkretnie ma nam służyć. Czy będziemy wykorzystywać podstawowe jego funkcje czyli:
- Wprowadzanie dokumentów magazynowych
- Ewidencjonowanie faktur zakupowych
- Wystawianie faktur klientom
- Rejestrowanie sprzedaży ilościowej i wartościowej
- Nadzór nad kartotekami magazynowymi
- Raporty sprzedaży, wygenerowanej, marży i rotacji
- Ewidencje kasowe
- Raportowanie dokumentów obrotu dla księgowości
- Obsługa wag etykietujących
- Obsługa czytników i kolektorów danych
- Wydruk etykiet z ceną na półkę
Tego typu funkcjonalności posiada już prawie każdy program magazynowy. Osobiście wybieram program bardziej rozbudowany, który dodatkowo wspomoże mnie w zamawianiu towaru, czyli jest wyposażony w moduł zwany generatorem zamówień. Program powinien umieć ewidencjonować np. karty systemu lojalnościowego i wydawanie bonusów. Bardzo ważne jest również aby w programie była możliwość organizowania promocji sprzedażowych typu 2+1, promocji w godzinach, dla producenta… czyli żeby miał szeroko rozbudowane możliwości prowadzenia kampanii promocyjnej. Niewątpliwie sprawdzi się, może bardziej w sieciach handlowych, ale w mniejszych sklepach również zarządzanie cenami gazetowymi i promocjami. Ma to tym większe znaczenie im więcej produktów chcemy promować i jednorazowe wykorzystanie modułu „gazetkowego” spowoduje, że po zakończeniu jej obowiązywania ceny automatycznie powrócą do tych sprzed promocji. Prawda, że pomocne narzędzie? Oszczędzamy czas naszych pracowników, którzy nie muszą zmieniać ręcznie tych cen i mogą w tym czasie zając się sprzedażą.
Oczywiście podstawą w każdym programie jest wprowadzanie dokumentów magazynowych i ewidencji sprzedaży. To drugie wiąże się z zakupem odpowiedniej kasy fiskalnej systemowej lub stanowiska kasowego typu POS. Poprawność w bazach danych towarowych jest właśnie uzależniona od tych kilku zasad. Kiedy zostanie stworzona już jakaś historia przychodów i rozchodów na kartotekach towarowych w bazie, wówczas można przystąpić do wykorzystania modułu zamówień, którego możliwości są różne w różnych programach, ale zawsze w każdym można wykonać zamówienie do konkretnego kontrahenta, generując zamówienie według sprzedaży w określonym przez nas czasie.
Coraz częściej spotykam się faktem, że nawet najmniejsze sklepiki osiedlowe inwestują w program do obsługi i ewidencji sprzedaży.
Jednak jeszcze pozostaje odsetek sklepów, których właściciel twierdzi, że jemu to nie jest potrzebne, że tak działa od lat i wszystko jest w porządku. Pewnie i ma rację, że towar się sprzedaje, obsługa sklepu metkuje każdą sztukę, żeby kasjerka wiedziała jakiego kodu użyć by móc nabić na kasę i wszystko się kręci. Szef nadal nie wie w 100% co się najlepiej sprzedaje, z czego by lepiej zrezygnować, nie prowadzi ewidencji towarów.
Nie od dziś wiadomo, że ludzie są omylni i chociaż pracownik twierdzi, że panuje nad wszystkim, to z doświadczenia wiem że w połowie fakty wyglądają zupełnie inaczej.
W obecnych czasach dobra informacja jest podstawą każdego biznesu. Ewidencjonowanie zakupów i sprzedaży, wykorzystanie modułu zamówień oraz zestawu analiz i raportów; to wszystko daje nam ogromną wiedzę i tylko od nas samych zależy jak z tego korzystamy.
